Dank qualifizierter Signatur kann der Schweizer Elektronik-Dienstleister Rechnungen und Lieferscheine jetzt digital verschicken
Der international tätige Elektronik-Dienstleister Variosystems greift künftig auf Softwarelösungen von FP Mentana-Claimsoft zurück, um digitale Dokumente mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur zu versehen.
Signatur statt Unterschrift
Mit der Software AutoSigner von FP Mentana-Claimsoft, einem auf IT-Sicherheit spezialisierten Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG, lassen sich digitale Dokumente schriftformersetzend signieren. Die Signatur erfüllt dabei die gleiche Funktion wie eine Unterschrift auf einem Papierdokument.
Variosystems produziert elektronische Baugruppen und Geräte und begleitet seine Kunden dabei von Design und Prototypen-Entwicklung bis hin zur Produktion und der zugehörigen Logistik. Mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen, verschickt Variosystems ab jetzt einen beträchtlichen Teil seiner Unterlagen auf dem digitalen Weg statt sie wie bisher ausdrucken und per Post versenden zu müssen. Das betrifft alle Dokumente, die das in der Schweiz ansässige Unternehmen aus SAP heraus per E-Mail versendet, zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheine. Aktuell sind das mehr als 1.000 Stück pro Woche. „Auf diese Weise können wir einen elektronischen Prozess auch elektronisch belassen. Wir vermeiden damit nicht nur Medienbrüche, sondern sparen Zeit und Ressourcen bei der Dokumentenverarbeitung“, sagt Tony Wienhold, IT-Abteilungsleiter bei Variosystems, das mehr als 1.000 Mitarbeiter beschäftigt und neben der Schweiz Standorte in den USA, China und Sri Lanka unterhält.
Die Empfänger der Dokumente können in einem Passcenter überprüfen, ob die Signatur gültig ist. Sie erhalten eine Bestätigung darüber, dass die Unterlagen tatsächlich von Variosystems erstellt wurden.
Kleine Stellschraube, große Wirkung
In der Praxis funktioniert das folgendermaßen: Der AutoSigner ist als E-Mail-Gateway eingerichtet. Durch dieses Gateway werden E-Mails hindurchgeleitet und dabei alle Anhänge automatisch signiert. Als Bestätigung muss Variosystems eine Signaturkarte in ein Lesegerät einlegen und eine PIN-Nummer eingeben: Diese PIN-Bestätigung muss nur einmal pro Session erfolgen – es können also viele Dokumente auf einmal signiert werden.
Als Anbieter der Digitalen Poststelle unterstützt FP Unternehmen und Behörden darin, ihre Kommunikations- und Dokumentenprozesse zu optimieren. „Variosystems hat mithilfe der digitalen Signatur einen Gutteil seiner Kommunikation digitalisiert. Damit zeigt das Unternehmen beispielhaft, wie schon kleine Stellschrauben zu deutlichen Optimierungen führen können“, erklärt Sven Meise, Chief Digital Officer (CDO) von Francotyp-Postalia.
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